POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SURAMERICA COMERCIAL, S.A.S. – SURAMERICA COMERCIAL

Entidad responsable del tratamiento de sus datos personales:

  1. ¿QUIÉNES SOMOS?
    Somos Suramérica Comercial S.A.S., empresa dedicada a la comercialización de diversos artículos para el hogar, oficina, mascotas, productos especiales de temporada, entre otros. Particularmente, en esta política nos llamamos a nosotros mismos "Dollarcity" o “nosotros” o “nos”; somos responsables del procesamiento de sus datos personales (responsables del tratamiento de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos o “LEPDP”) que capturamos a través de formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, entre otros.

  2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
    En Dollarcity respetamos su privacidad y decisiones, nos aseguramos de que la privacidad, protección de datos y seguridad de la información se encuentren integradas en lo que hacemos como compañía. Estamos comprometidos a mantener sus datos personales seguros, y ser transparentes sobre cómo usamos su información personal. Respetamos sus derechos y siempre intentaremos satisfacer sus solicitudes en la medida de lo posible, de acuerdo con nuestras responsabilidades legales.

  3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.

    Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, le ayudaremos a identificar los términos que frecuentemente encontrará en este documento, los cuales se definen a continuación:
     
    a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
    b. Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
    c. Consentimiento del Titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
    d. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
    e. Dato Personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.).
    f. Dato Público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
    g. Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
    h. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
    i. Datos Sensible: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    j. Encargado del tratamiento: Es quien gestiona y/o manipula los datos de carácter personal a nombre del responsable, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
    k. Habeas Data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
    l. Protección de datos de carácter personal:Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
    m. Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes consagrados en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo.
    n. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
    o. Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
    p. Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

  4. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LO UTILIZAMOS?
    Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguientes: nombre y apellidos, género, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono fijo y celular, fecha de nacimiento o rango de edad, detalles del pedido, información sobre transacciones, incluidos productos comprados, pago e información, historial de compras, perfil de redes sociales, información que haya compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de redes sociales); igualmente, si ejerce alguno de sus derechos legales en virtud de la LEPDP, conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, y en general tratados de forma manual o automatizada para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:
     

    FINALIDADES APLICABLES A NUESTROS CLIENTES.

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Cumplimiento de obligaciones legales y legítimo interés. Sus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales, cumplir con las órdenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control, según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Si usted es prospecto o cliente de los productos y servicios que ofrece Dollarcity, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

    • Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados.
    • Llevar a cabo análisis de datos con el fin de comprender mejor sus preferencias, de modo que podamos asegurarnos de poder brindarle productos y servicios personalizados.
    • Enviarle vía SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales información de su estado de cuenta y/o productos o servicios contratados con nosotros.
    • Llevar a cabo actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones financieras como usuario de nuestros servicios.
    • Enviar la factura electrónica.
    • Distribuir y responder encuestas para que califique el servicio prestado.
    • Brindarle marketing relevante como ofertas personalizadas, invitaciones especiales, y en general enviarte publicidad digital de nuestros productos y servicios mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales (RRSS) y servicios de mensajería instantánea.
    • Para contactarlo e informarle sobre el estatus de su pedido y en caso de que exista algún desabasto, ofrecerle productos similares o alternativos.
    • Para procesar solicitudes de devoluciones y garantías, así como dar servicio de atención al cliente en relación con cualquier inquietud o reclamo que usted tenga.
    • Para garantizar la seguridad de las personas que visitan nuestras instalaciones (videovigilancia).
    • Para cumplir con obligaciones legales, políticas y procedimientos internos, incluyendo auditorías internas y externas y requerimientos de autoridad.

    Finalidades Voluntarias

    • Contactarlo e informarle de nuestras promociones, descuentos y nuevos productos, así como enviarle promociones y publicidad a través de los medios de contacto que nos ha proporcionado.
    • Generar perfiles y realizar campañas de perfilado con el propósito de conocer sus hábitos de consumo y preferencias en relación con nuestros productos y servicios y presentarle ofertas personalizadas.
    • Realizar estudios de mercado y hábitos de consumo.
    • Enviarle encuestas de satisfacción en cuanto a nuestros productos y servicios y mejorar la calidad de los mismos.

    FINALIDADES APLICABLES A LOS CANDIDATOS A UN PUESTO O VACANTE AL INTERIOR DE DOLLARCITY

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Interés legítimo. En lo que concierne a los candidatos a vacantes al interior de Dollarcity te informamos que tus datos personales, que sean captados durante el proceso de selección, serán tratados para adelantar el proceso de reclutamiento y selección. Igualmente, tus datos serán almacenados en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificarán con el nombre de cada uno de los titulares, la cual se conservará por un máximo de SEIS (6) meses. Una vez cumplido este término, la información será eliminada o suprimida.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?
    Si usted es candidato(a) a un puesto o vacante o cliente en Dollarcity le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:
    • Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos.
    • Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección.
    • Contrastar tus datos con las referencias laborales y personales aportadas de tu parte.

    FINALIDADES APLICABLES A LOS COLABORADORES

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Cumplimiento de obligaciones legales. Interés legítimo. Utilizamos tus datos para mantener y actualizar nuestros registros con relación a tu calidad de colaborador(a), celebrar contratos o para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de ese contrato. Tus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, cumplir con las órdenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Si usted es un(a) empleado(a) en Dollarcity le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

    • Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos.
    • Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador.
    • Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a nuestro cargo.
    • Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud –EPS–, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL–, y demás necesarias para que Dollarcity cumpla su deber como empleador.
    • Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados como causa del vínculo contractual laboral.
    • Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el colaborador haya previamente autorizado.
    • Disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases de datos, etc.).
    • Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.

    FINALIDADES APLICABLES A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Cumplimiento de obligaciones legales. Interés legítimo. Podemos procesar tus datos cuando sea necesario para actualizar nuestros registros en relación con tu calidad de proveedor o contratista, celebrar un contrato, la correcta prestación de tus servicios al interior de Dollarcity para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de ese contrato. Tus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, cumplir con las órdenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Si usted es un proveedor o contratista le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

    • Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y personal contratista de Dollarcity.
    • Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que nos permita a identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
    • Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
    • Gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas.
    • Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca.
    • Transferir información a autoridades administrativas que requieran debido a sus funciones con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

    VIDEOVIGILANCIA

    ¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    Interés legítimo. La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestra sociedad. La videovigilancia realizada por Dollarcity tiene como objetivo general garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en nuestras sedes y plantas en el territorio nacional. Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia de Dollarcity serán sometidas al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial sus principios rectores.

    ¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

    La grabación a través de Circuitos Cerrados de Televisión, en adelante CCTV, está activa en nuestra sede administrativa y en las agencias a nivel nacional. Dichas grabaciones se capturan y procesan en los intereses legítimos de:

    • La seguridad de nuestros clientes y visitantes.
    • La seguridad y protección de nuestro personal.
    • La seguridad y protección de nuestros puntos de venta.
    • La protección contra, detección y evidencia de actividades delictivas.
    • La reducción de pérdidas de la empresa y las discrepancias de inventario.
    • Como regla general, no divulgaremos esta información a terceros, a menos que sea necesario que la proporcionemos a las autoridades y fuerzas del Estado, previa orden judicial o administrativa.

  5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE
    Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información, revocar su autorización y presentar quejas ante la autoridad de protección de datos personales.
     
    5.1 Acceso. Garantizamos su derecho de acceso conforme a la LEPDP como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Nos obligamos a tramitar su derecho de acceso de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el punto 5.2.
     
    5.2 Consulta. Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales.
     
    5.3 Reclamo. Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo estuviese incompleto, deberá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de nosotros, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
     
    5.4 Rectificación y actualización. Nos obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el punto 5.3. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en cuenta lo siguiente: 1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. Tenemos plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.
     
    5.5 Supresión. Como titular tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a suprimir su información personal de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el punto 5.3.
     
    5.6 Revocar la autorización. Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el punto 5.3.
     
    5.7 Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos Los titulares de información personal pueden presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  6. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL
    Sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LEPDP; Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información y revocar su autorización mediante el envío de una comunicación a nuestro oficial de protección de datos a la siguiente dirección electrónica: protecciondedatos@dollarcity.com o el envío de una comunicación escrita dirigida a nuestro Oficial de Protección de Datos a la Av. 3 # 57 Norte – 30, Cali, Valle del Cauca, Colombia. Indicar o comunicar en el asunto: “Consulta o Reclamo Ley Estatutaria 1581 de 2012”.

  7. ¿CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS?
    Toda solicitud de consulta o reclamación deberá contener como mínimo la siguiente información:
    • Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
    • Lo que se pretende consultar o reclamar.
    • Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes.
    • Número de identificación correspondiente.
    • Presentarse a través del canal establecido en el numeral 6 de la presente política.
    Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:
    7.1 A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
     
    7.2 A través de apoderado: Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el punto 5.3.
     
    7.3 Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite ser su representación legal.

  8. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES
    Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a nuestro oficial de cumplimiento, al correo electrónico: protecciondedatos@dollarcity.com El oficial de protección de datos será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todo lo previsto en esta Política.

  9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
    Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a sus datos personales.

  10. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
    Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.